“巨无霸”药企扬子江：如何小步快跑实现全面的流程自动化

基于 IBM Cloud Pak for Automation,以积木化的方式组装出新的功能与流程,打造了满足业务流程自动化的集成平台。

问津扬子江头,滔滔潮汐东流去。

扬子江,因古时的扬子津渡口而得名,原指长江下游河段从瓜洲至镇江一带的江面,后又因西方的传播,“扬子江”成了长江的别称。古往今来,沿江一带孕育了一代又一代的华夏儿女,见证了一轮又一轮的城市变迁和商业更迭。现如今的长江三角洲,甚至已经成了我国经济最发达的地区,汇聚着大量的城市群和产业集群。

创建于 1971年的扬子江药业集团(以下简称“扬子江药业”)总部,就地处扬子江城市群,坐落在“长三角名城”——江苏泰州。作为一家产学研相结合、科工贸一体化的中国大型医药企业集团,扬子江药秉承的是“扬子江水哺育中华,扬子江药造福华夏”的品牌文化,追求的是“质量第一、效益优先”的发展理念。

在数字化时代,要讲求质量、提升效益,数字化转型是一条必经之路。而扬子江药业也正是这么做的。

据了解,扬子江药业非常重视科技对业务的赋能,基于在 2019年提出的数字化转型“2E”战略(Enterprise+ Ecosystem),近两年来,扬子江药业从信息安全、系统建设、数据中台、业务中台、流程管理、移动应用、主数据管理、合规管理等维度,持续对集团数字化转型整体架构进行了重塑。

其中,针对流程管理的优化,扬子江药业在去年通过对内部 300多个子业务进行梳理,总结了 14大类流程,并基于 IBM Cloud Pak for Automation,以积木化的方式组装出新的功能与流程,打造了满足业务流程自动化的集成平台。

用机器释放人力,实现端到端自动化

从 2020年 5月一期项目上线至今,已经运行了 3000多个小时,覆盖了扬子江药业从财务、人事、经营到生产、研发等诸多领域。“我们希望借此来满足内部流程自动化的需求,通过端到端的自动化,改变原来 OA 中的流程。过去这些流程到了某个节点就必须通过人工才能完成,这导致有些业务部门提出的新需求很难被满足。”扬子江药业信息中心应用系统实施处处长花宏炼在日前接受记者采访时表示。

以员工的入职流程为例:在项目上线之前,一个新人从拿到 Offer 到入职报到,再到最终进入工作状态,最快也需要两到三天的时间,有时甚至需要一周才能完成工作分配;而在实现入职流程自动化之后,前期的资料提交、合同审批、薪资确认等工作,后续的宿舍分配、邮箱创建、办公系统权限开通等很多流程,都可以在线上进行自动化处理,这使得员工在入职当天就能迅速进入工作状态,大大提升了入职体验。

“不仅如此,项目上线后还解决了困扰我们已久的 OA 系统接口不稳定的问题。比如与 ERP 系统对接的时候,有人能够提交成功,有人提交时可能会出现数据无法创建的情况,这曾经让业务部门非常困扰。经过排查,我们发现是数据量并发处理的问题,而通过流程自动化,现在问题已经得到了比较好的解决。”花宏炼告诉至顶网记者,“另外,RPA 也是我们最近投入的重点,我们计划通过 RPA 来实现银行流水与内部凭证之间的匹配,从而减少大量的人员手工录入和比对的过程。”

一直以来,用 RPA、AI 等方式来替代和辅助人工,都被视为是释放人力、提升效率和节约成本非常受用的选项。在这方面,扬子江药业也确实吃到了“甜果”。举个例子,在产品的生产过程中有大量的瓶签、标签,放在过去,这些标签的识别都要由人工完成,而利用 AI 技术,不但可以由机器快速进行自动化识别,业务人员还可以通过业务系统掌握产线运营的整体情况。并且,基于该平台,扬子江药业还与设备采集厂等供应商实现了对接,从而对现场一些深层次的问题进行自动识别,以便及时采取应对措施。

花宏炼表示,这些问题通过普通人工的方式是没有办法解析出来的,但利用 AI 算法的模型积累,就可以很好地优化对产线和供应链的管理。“比如我们今年通过内部供应链的优化,给库存带来了很好的效益。以前库位甚至会出现爆仓的情况,但在优化以后,通过算法对业务的剖析,就可以让效率得到充分提升,并且节约了几千个货位和几千万的库存资金流转。”

基于同一平台,实现 IT 资源复用与应用敏捷管理

像扬子江药业一样,项目的成功实施、上线,最终赋能于业务发展,是每一个企业在数字化转型的过程中都喜闻乐见的。但这背后,其实是对大量技术和产品的深入了解和选择,以及许多人的共同努力。尤其是对于扬子江药业这样的医药企业来说,合规性始终是第一考虑因素。因此,在做技术选型和落地时也更加谨小慎微。

对此,花宏炼的基本原则是两个方面,一是考虑技术的先进性,二是考虑产品的更新迭代能力。正是基于这两个原则,扬子江药业选择了 IBM Cloud Pak for Automation 平台。据他所说,该平台不仅可以帮助扬子江药业实现全面的业务流程自动化,并且有长期的产品迭代和更新计划,其中包括的自动文档处理、业务规则与多级流程处理,以及 RPA 等功能与公司本身的需求也非常契合。

除了功能方面的完备性,底层的数据互通和应用灵活管理对于扬子江药业这样的集团性企业来说也至关重要。据了解,此前扬子江药业已经实施了 SAP、QMS、DMS、WMS、LIMS、SRM、CRM 等软件应用系统,这些系统虽然在特定业务点功能完善,但是这些系统孤立存在,在覆盖面和灵活度上已经不能完全满足企业流程优化和业务提升的需求。而 IBM Cloud Pak for Automation 平台的底层数据都在同一个数据库中,可以很大的减少跨系统的交互。并且,基于 OpenShift 所提供的更为灵活的云迁移解决方案,还可以对企业既有的应用和云原生应用,在多云环境进行统一的管理。

“比如,当一些流程需要跨系统取数的时候,我们就可以统一把这些流程通过表单的方式提取到流程中台进行流转,可能在业务系统发起,由业务部门领导审批,甚至是一些外部的数据,也可以在流程中台里进行统一的审批和集成,避免管理人员频繁登录和切换各个系统。他们只需要登录一个系统就可以对原有的业务进行审批。”花宏炼解释说。

也就是说,这既保护了扬子江药业原有的 IT 资源,又可以让现有的应用系统最大化的发挥它们的功效和能力,使所有的 IT 系统、应用系统与系统平台和形成一个和谐又富有活力的整体。

用小步快跑的方式,搞定“巨无霸”的复杂业务难题

作为该项目的实施合作伙伴,与 IBM 合作多年的上海德慧信息技术有限公司(以下简称“德慧”)销售副总裁丘石林把扬子江药业称为“巨无霸企业”,他的一个深刻感受是——任何一个业务需求,放在里面,业务的复杂程度都会成倍增长。

为此,在帮助扬子江药业梳理出 14类业务流程之后,德慧还划分了不同的业务率,并制定相应的业务子目标,形成了一到三级的流程清单,在于相应业务部门协调一致后,用“小步快跑”的方式进行快速的迭代和开发。

丘石林向至顶网记者解释:“通常我们会从相对比较简单或者见效比较快的业务流程开始,让基层员工和业务主管能够在比较短的时间内看到工作效率和准确性的提高,以及对人力资源的释放。拿 RPA 来说,就是很好的一个切入点。”

此外,针对应付流程,德慧把扬子江药业内部原有的 30多个子流程抽象成了最终的 4个流程,使得 95% 以上的应付业务都可以在这 4个流程系统中处理,大大减轻了基层办事员工的操作难度和复杂程度;针对收款流程,扬子江药业过去的做法不仅复杂,而且收款方式众多,工作量非常大,而通过打造一个自动收款认领的自动匹配平台,并与外部银行实现系统和资源整合对接,使得扬子江药业 80% 以上的人工收款认领工作都实现了自动匹配,极大释放了财务部的人力。

由于这是一种循序渐进的、由浅及深的过程,因此它对企业现有的日常业务与应用系统不会带来“伤筋动骨”的影响,并且会将以往企业实施较大变革时对管理者和业务人员造成的工作障碍减至最少,因此可以极大地调动企业管理者和员工的积极性和兴趣,提高对新流程的认同度和参与度。

“这能够帮助他们不再以一个审视的目光去看待新的技术,而是先下水试一试凉不凉,如果温度适中再去做更多的事情。”丘石林表示,在这个过程中,德慧的设计思路和理念是希望操作界面及监控界面简单易用,尽量减少人工输入,同时逐步消除系统壁垒,实现数据在不同系统之间的交互和复用。“后续我们还会继续去做流程的监控、模拟,兼顾流程的高效运行,通过流程引擎的管理做流程控制信息,实现对整个生命周期的管理。”

积极拥抱数字化,在疫情中诠释药企使命

作为一个拥有着 50多年历史的“老牌企业”,扬子江药业还是科技部命名的全国首批创新型企业。现在看来,这与集团对新事物、新技术的开放心态不无关系。虽然由于行业的特性,在采用新技术过程中会存在一些限制,但是扬子江药业一直在积极尝试,对于数字化这件事,其决心是显而易见的。

除了软件平台层面的重塑,近几年来,扬子江药业还在工厂车间的改造上下了不少功夫。据花宏炼介绍,扬子江药业计划针对龙凤堂品牌,通过智能化工厂、数字化车间的建设和改造,实现传统医药与现代制药的结合。目前,包括中药提取的自动化、机器人的柔性生产线测试、高级排程等都已经在生产车间得以应用。与此同时,他们还在同步做智能仓库和物流系统。

当然,这些数字化、智能化的能力提升所带来的好处也是显而易见的。特别是在疫情期间,对于医药企业来说,如何做出快速反应?如何实现产能的最大化?如何满足市场对抗病毒药品的需求?这些都是摆在扬子江药业面前的问题。花宏炼表示,在疫情突如其来的状况下,他们紧急调整了春节放假计划,一边为疫区送去药品,一边迅速返岗复产。

在蓝芩口服液生产车间,所有人员全部放弃休息,原来一班或两班制生产全部调整为三班制,设备 24小时连轴运转,用于保证疫情地区的用药。“同时,因为药品必须要有原材料才能生产出来,所以对于之前比较紧缺的药品原材料我们也扩大了采购渠道,保证原材料的供应。”花宏炼坦言,这些快速的反应要得益于 ERP、MAS、远程办公等系统的稳定运行和支持,“这也是我们平时苦练内功发挥的作用。”

如花宏炼所说,扬子江药业所做的数字化尝试的目的只有一个,就是希望保障药品生产质量,实现公司宗旨——让老百姓吃上好药、放心的药。而在疫情这样一个特殊的背景下,得益于技术的赋能,扬子江药业也更深入地诠释了自己这样的企业责任感,以及“造福华夏”的品牌文化。(作者:高玉娴,至顶网)